Bekijk in één oogopslag de stand van zaken via een voortgangsrapportage
Als je een boek aan het lezen bent en je wilt weten hoe ver je bent, dan hoef je alleen maar even naar de onderkant van de pagina te kijken. Hier vind je een paginanummer en als je weet hoeveel pagina’s het boek heeft, dan weet je aan de hand van het paginanummer meteen hoe ver je al bent en hoeveel bladzijden je nog moet. Je kunt vervolgens ook anderen informeren over je voortgang door het paginanummer te communiceren. Als anderen hetzelfde boek lezen binnen een leesclub bijvoorbeeld en hun tempo gelijk willen stellen, dan kan de informatie over jouw voortgang hun motvieren om het rustiger aan te doen of om het leestempo te versnellen. Door jouw voortgangsrapportage kun je ervoor zorgen dat iedereen in de leesclub het boek op hetzelfde moment uit heeft. De voortgangsrapportage in dit voorbeeld is uitermate simpel. Het vergt niets meer dan het doorgeven van een paginanummer. Maar als je een complex project, waar veel mensen uit verschillende disciplines aan werken, in goede banen wilt leiden, dan vergt een voortgangsrapportage iets meer dan het doorgeven van een paginanummer. Daarom is het voor projecten goed om daar een tool voor te gebruiken. Je kunt voor de voortgangsrapportage gebruik maken van Prinzi. Via de tool van Prinzi kun je heel gemakkelijk op ieder moment een voortgangsrapportage maken. Je maakt als het ware een snapshot van de stand van zaken op dat moment. Je kunt deze voortgangsrapportage vervolgens delen met iedereen die op wat voor manier dan ook betrokken is bij het project. Sterker nog, je hoeft het in principe niet actief te delen, omdat deze voortgangsrapportage meteen voor iedereen zichtbaar is. Dat is het mooie van Prinzi, want het is toegankelijk voor iedereen die aan het project werkt, zodat iedereen ook altijd weet of het project op schema ligt. Een voortgangsrapportage is dan ook goed voor verschillende doelstellingen zoals:
- Betrokkenen op formele wijze informeren
- Communiceren over de laatste stand van zaken
- Gefundeerde besluiten kunnen nemen
Deze drie hangen uiteraard nauw met elkaar samen. Je kunt pas een goed gefundeerd besluit nemen als je weet hoe het er voor staat met de voortgang van het project. Die voortgang moet je vervolgens ook goed kunnen communiceren, zodat de betrokken weten wat er nog moet gebeuren. Daarover kunnen dan de juiste besluiten worden genomen. Planningen die worden gemaakt voorafgaand aan een project worden zelden tot de letter uitgevoerd. Vaak moet er dus worden bijgestuurd en moeten planningen worden aangepast. Door geregeld een rapportage over de voortgang te maken houdt je het project op de rails.
Ontdek de vele mogelijkheden met een voortgangsrapportage van Prinzi
Als je meer wilt weten over de tool van Prinzi, dan kun je terecht op de website van Prinzi.nl. Hier vind je in der geval de nodige informatie over de tool van Prinzi en de voortgangsrapportages die er ermee kunt maken.
De inhoud van een rapportage
Op de site vind je ook voorbeelden van de onderdelen die je in een rapportage over de voortgang kunt verwachten. Denk bijvoorbeeld aan:
- Algemene project informatie
- Highlights
- Uren (budget, besteed en verwachting)